Ketentuan Perilaku Pemasok

 Dokumen ini berlaku bagi para Pemasok (secara bersama, “Pemasok” dari Sony Music Entertainment (“SME”) dan anak perusahaan yang dimiliki secara mayoritas. Penggunaan istilah “SME”, “Kami”, “Milik Kami” dan “Perusahaan” dalam dokumen ini merujuk kepada Sony Music Entertainment atau satu atau lebih anak perusahaannya, mana pun yang relevan dengan hubungan Pemasok tersebut.

SME mewajibkan seluruh Pemasok untuk taat dengan seluruh hukum dan regulasi yang berlaku di negara dan Kawasan di mana SME dan Pemasok beroperasi, dan untuk menjalankan aktivitas bisnis secara jujur, etis, dan bertanggung jawab. Ketentuan Perilaku Pemasok ini menyatakan yang kami wajibkan untuk melakukan bisnis dengan SME.

Ketentuan Perilaku Pemasok (“Ketentuan” ini) mengandung ketentuan umum yang berlaku bagi seluruh Pemasok SME. Kontrak Pemasok tertentu dapat mengandung ketentuan yang lebih spesifik yang mengatur beberapa hal yang sama. Tiada ketentuan dalam Ketentuan ini dimaksudkan untuk menggantikan tiap-tiap ketentuan yang lebih spesifik dalam kontrak tertentu, dan dalam hal terdapat perbedaan ketentuan antara Ketentuan ini dan ketentuan di dalam kontrak, maka ketentuan di dalam kontrak yang berlaku.

Benturan Kepentingan

Jika karyawan Pemasok memiliki hubungan keluarga (pasangan, orang tua, saudara, eyang, anak, cucu, ipar, atau pasangan domestik sama jenis kelamin atau berbeda jenis kelamin) dengan karyawan SME, atau jika Pemasok memiliki hubungan lain dengan karyawan SME yang dapat menjadi benturan kepentingan, Pemasok wajib segera mengungkapkan fakta ini kepada SME, atau memastikan karyawan SME melakukan hal tersebut. Karyawan SME diwajibkan untuk bertindak untuk membela kepentingan SME. Sehingga, Pemasok mengakui dan memahami bahwa karyawan SME harus tidak memiliki hubungan, keuangan, atau lainnya dengan Pemasok yang dapat menimbulkan benturan, atau tampil seperti benturan dengan kewajiban karyawan untuk bertindak dengan menjunjung kepentingan dari SME.

Penyuapan

SME melarang tindakan korupsi dalam berbagai bentuk termasuk penyuapan, komisi, atau pembayaran melawan hukum, baik dalam sektor publik (pemerintah) dan sektor privat (komersial). Sehubungan dengan setiap transaksi sebagai Pemasok SME, atau melibatkan SME, Pemasok dilarang untuk memberikan atau menawarkan untuk memberikan apa pun yang bernilai (pembayaran, hadiah, hiburan, atau fasilitas bisnis), langsung atau tidak langsung kepada perorangan untuk secara tidak sah mempengaruhi untuk mendapatkan atau memelihara bisnis, atau untuk mendapatkan keunggulan bisnis secara tidak sah. Kehati-hatian wajib diambil dalam berurusan dengan pejabat negara. Pemasok yang bertindak atas nama SME wajib patuh pada ketentuan U.S. Foreign Corrupt Practices Act dan UK Bribery Act, dan setiap hukum lokal terkait penyuapan pejabat negara. Pemasok dilarang untuk memberikan apapun yang bernilai kepada pejabat negara atas nama Perusahaan ( atau selama berinteraksi dengan pemerintah atas nama Perusahaan) tanpa persetujuan tertulis terlebih dahulu dari personil keuangan, dan hukum Perusahaan, yang dapat dihubungi melalui titik kontak utama Pemasok / relationship manager di Perusahaan. Selain mendapatkan persetujuan terlebih dahulu, Pemasok wajib menyimpan pencatatan tertulis dari setiap pembayaran (termasuk setiap hadiah, makanan, hiburan atau lainnya yang bernilai) yang dibuat atas nama SME atau dari dana yang diberikan SME. Pemasok wajib memberikan Salinan catatan ini kepada SME saat diminta.

Hadiah, Makanan, dan Hiburan

Pemasok mengakui dan memahami bahwa karyawan SME dilarang untuk menerima apa pun selain hadiah, makanan dan hiburan sederhana dari Pemasok. Makanan bisnis biasa dan tanda terima kasih kecil seperti bingkisan di hari raya yang sejalan dengan kebiasaan bisnis secara umum diterima, tetapi Pemasok wajib menghindari memberikan karyawan SME perjalanan, makanan secara sering, atau hadiah yang mahal. Hadiah uang atau senilai uang contohnya gift cards, adalah dilarang. Selama menyediakan jasa ke Perusahaan atau bertindak atas nama Perusahaan, karyawan Pemasok tunduk pada pembatasan yang sama dengan bagian ini saat ditawarkan hadiah, makanan atau hiburan oleh pelanggan Perusahaan atau rekanan bisnis lainnya. Jika Pemasok adalah pejabat negara, Pemasok diwajibkan taat pada setiap ketentuan hukum, aturan, dan regulasi yang berlaku mengenai hadiah dan hiburan.

 Perlindungan Informasi Rahasia

Pemasok wajib melindungi informasi rahasia SME. Pemasok yang telah menerima akses informasi rahasia sebagai bagian dari hubungan bisnis dilarang untuk membagikan informasi ini kepada siapa pun kecuali diizinkan SME. Pemasok dilarang untuk memperdagangkan efek, atau mendorong pihak lain untuk melakukan hal tersebut berdasarkan informasi yang diterima dalam menyediakan jasa kepada atau bertindak atas nama SME. Jika Pemasok merasa telah menerima akses informasi rahasia SME atau pihak ketiga lain secara keliru, Pemasok wajib segera memberitahukan kontaknya di Perusahaan dan menghentikan distribusi lebih lanjut dari Informasi. Serupa, Pemasok juga dilarang untuk mengungkap kepada siapa pun di SME informasi terkait perusahaan lain jika Pemasok dalam kewajiban kontrak atau hukum untuk tidak mengungkap informasi tersebut.

Pembatasan Perdagangan

Pemasok wajib patuh pada ketentuan hukum dan/atau regulasi pembatasan perdagangan. Hukum ini dan regulasi ini melarang atau membatasi penjualan atau transaksi lain terkait produk tertentu, jasa, piranti lunak, dan teknologi di negara tertentu, perorangan, atau entitas untuk mengamankan perdamaian dan keamanan internasional. Pemasok wajib tahu dan taat pada hukum atau regulasi tersebut.

Pencatatan Keuangan dan Bisnis

Setiap Pemasok wajib menyimpan catatan akurat dari setiap hal terkait bisnis Pemasok dengan SME. Ini mencakup pencatatan yang sesuai dari setiap biaya dan pembayaran. Jika SME ditagih untuk waktu karyawan Pemasok, catatan waktu harus lengkap dan akurat. Pemasok dilarang untuk menunda pengiriman invoice atau membiarkan pergeseran suatu pengeluaran ke periode akuntansi yang berbeda.

Pelaporan Potensi Pelanggaran

Pemasok yang mempercayai bahwa suatu karyawan SME, atau orang lain yang bertindak atas nama SME, telah melakukan suatu tindakan melawan hukum atau tindakan tidak layak, harus melaporkan masalah tersebut ke Perusahaan. Pemasok dapat menghubungi manager dari karyawan tersebut atau melaporkan ke [email protected]. Hubungan Pemasok dengan SME tidak akan dipengaruhi oleh pelaporan yang jujur dari adanya potensi pelanggaran.

Privasi

SME menghargai privasi dari perorangan seperti pelanggan, karyawan Pemasok dan karyawan SME. Pemasok wajib mengembangkan dan mengimplementasikan kebijakan dan aturan internal terkait informasi pribadi dan menyimak dan taat pada setiap ketentuan hukum dan regulasi termasuk aturan internal dan kebijakan dalam mengumpulkan, memelihara, menggunakan atau menghilangkan infomasi pribadi.

Hak Asasi Manusia

SME percaya bahwa seluruh manusia harus diperlakukan dengan bermartabat dan dengan hormat. Pemasok wajib berkomitmen untuk menjunjung tinggi hak asasi manusia yang diakui secara internasional dari setiap orang, termasuk melakukan segala upaya wajar untuk menghindari menyebabkan atau berkontribusi pada dampak buruk terhadap hak asasi manusia  yang dapat timbul dari operasi, produk, jasa dan/atau hubungan bisnis dan secara tekun berupaya untuk memperbaiki setiap dampak yang mungkin timbul. Lebih lagi, Pemasok dilarang untuk menggunakan setiap bentuk kerja paksa, atau kerja tidak sukarela di mana orang terpaksa mengerjakan bertentangan dengan kehendaknya, termasuk kerja paksa untuk melunasi hutang, pekerja narapidana, atau perdagangan manusia. Pemasok juga dilarang menggunakan tenaga kerja anak. “Anak” berarti orang berusia kurang dari lima belas tahun, ( atau kurang dari empat belas tahun apabila  hukum lokal mengatur lebih rendah ) atau ketentuan usia minimum hukum lokal untuk tenaga kerja, jika lebih tinggi. Ketentuan ini tidak berlaku untuk pekerjaan atau jasa pelaku pertunjukan atau artis rekaman, sejauh yang diizinkan oleh hukum setempat ( contoh. Artis rekaman anak).

Non-Diskriminasi / Anti-Pelecehan

 Pemasok wajib untuk berkomitmen pada lingkungan kerja yang bebas pelecehan dan diskriminasi yang melawan hukum. Pemasok dilarang untuk melakukan diskriminasi berdasarkan karakter yang dilindungi hukum sesuai hukum yurisdiksi di mana mereka beroperasi dalam praktek perekrutan dan ketenagakerjaan.

Keberagaman dan Inklusi

SME berkomitmen untuk mengembangkan budaya keberagaman dan inklusi di tempat kerja dan menyadari dan menghargai nilai tambah yang timbul dari perbedaan individual dan perspektif yang beragam kepada bisnisnya.

Pemasok sepakat untuk menggunakan upaya yang wajar secara komersial untuk:

1. Mendukung dan mengembangkan keberagaman di tempat kerjanya;
2. Mendukung tenaga kerja dari project SMEI dengan individu yang berkualifikasi dan beragam sesuai dengan panduan EEOC (yaitu ras seseorang, warna, agama, jenis kelamin (termasuk identitas gender, orientasi seksual, dan kehamilan), negara asal, usia (40 tahun atau lebih), cacat atau informasi genetik);
3. Memberikan individu tersebut dengan tanggung jawab yang substantif sesuai setara dengan pengalaman mereka; dan
4. Memberikan kesempatan untuk Pemasok yang Beragam untuk berpartisipasi di kegiatan pengadaan Pemasok. “Pemasok yang Beragam” berarti minoritas, Wanita, LGBT, veteran, veteran cacat purnabakti, dan bisnis yang dimiliki oleh veteran cacat purnabakti dengan kepemilikan saat ini 51% atau lebih, operasi dan kendali oleh anggota dari masing-masing kelompok populasi tersebut.

Program Pengembangan: Jika Pemasok saat ini tidak melacak pengeluaran pada Pemasok yang Beragam, Pemasok sepakat untuk mengimplementasikan suatu program untuk taat pada ketentuan bagian ini dalam satu (1) tahun.

Penyimpanan Catatan:  Pemasok wajib (i) menyimpan catatan yang membuktikan ketaatan pada bagian ini, dan (ii) membuat catatan tersebut tersedia bagi SME jika diminta.

Kesehatan dan Keamanan Lingkungan Kerja

SME berkomitmen menjaga lingkungan kerja yang sehat, aman dan produktif. Perusahaan mewajibkan Pemasoknya untuk patuh pada seluruh peraturan dan regulasi Kesehatan dan keselamatan yang berlaku untuk memastikan keamanan tempat kerja. Pemasok juga harus menyadari bahwa masukan dari pekerja dan Pendidikan yang berkelanjutan penting bagi identifikasi dan menyelesaikan masalah Kesehatan dan keamanan di tempat kerja, dan menjalankan program yang cukup yang membahas topik termasuk keselamatan kerja, siaga darurat, cidera pekerjaan dan penyakit, kebersihan industri, pekerjaan yang berat bagi fisik, keamanan mesin, sanitasi, makanan dan perumahan.

Lingkungan

SME mewajibkan Pemasoknya untuk menyadari tanggung jawab lingkungan adalah hal yang integral untuk memproduksi produk kelas dunia dan keberlangsungan kualitas kehidupan untuk generasi mendatang. Pemasok diwajibkan untuk memiliki program yang sesuai yang menangani topik-topik termasuk perizinan lingkungan dan pelaporan, pencegahan polusi dan pengurangan sumber daya, bahan berbahaya, limbah padat, limbah udara, pelarangan material, pengelolaan air, konsumsi energi, dan limbah gas rumah kaca.

 Pengadaan Mineral Bertanggung Jawab

Pemasok SME berkewajiban memiliki kebijakan dan melaksanakan uji tuntas pada sumber dan rantai pengadaan tantalum, tin, tungsten dan emas di produk yang diproduksi untuk dapat secara wajar menjamin bahwa pengadaan dilakukan dengan cara yang sejalan dengan Panduan Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) untuk Rantai Pemasok yang Bertanggung Jawab atas Mineral dari daerah terdampak konflik dan daerah resiko tinggi, atau kerangka kerja uji tuntas yang dikenal setara.

Setiap pertanyaan terkait Ketentuan Perilaku Pemasok ini  harus dikomunikasikan ke  [email protected]

Supplier Code of Conduct

 This document applies to suppliers (collectively, “Suppliers”) of Sony Music Entertainment (“SME”) and its majority-owned subsidiaries. Use of the terms “SME,” “we,” “our” and “the Company” in this document refer to Sony Music Entertainment or one or more of its subsidiaries, whichever is relevant to the particular Supplier relationship.

SME expects that all its Suppliers comply with all applicable laws and regulations of the countries and regions in which SME and its Suppliers operate, and to conduct business activities in an honest, ethical and responsible manner. This Supplier Code of Conduct sets forth our expectations for doing business with SME.

This Supplier Code of Conduct (this “Code”) contains general requirements applicable to all SME Suppliers. Particular Supplier contracts may contain more specific provisions addressing some of these same issues. Nothing in this Code is meant to supersede any more specific provision in a particular contract, and to the extent any inconsistency exists between this Code and any other provision of a particular contract, the other provision will control.

Conflicts of Interest

If a Supplier’s employee is a family relation (spouse, parent, sibling, grandparent, child, grandchild, in-law, or same or opposite sex domestic partner) to an employee of SME, or if a Supplier has any other relationship with an employee of SME that might represent a conflict of interest, the Supplier should promptly disclose this fact to SME or ensure that the SME employee does so. SME employees are expected to act in the best interest of the Company. Accordingly, Supplier acknowledges and understands that SME employees should have no relationship, financial or otherwise, with any Supplier that might conflict, or appear to conflict, with the employee’s obligation to act in the best interest of SME.

Bribery

SME prohibits corrupt practices in any form, including bribery, kickbacks, and other unlawful payments, in both the public (government) and the private (commercial) sectors. In connection with any transaction as a Supplier to SME, or that otherwise involves SME, the Supplier must not give or offer to give anything of value (payment, gifts, entertainment, or business amenity), directly or indirectly, to individuals in order to improperly influence them to obtain or retain business, or to secure any improper business advantage. Great care must be taken in dealing with government officials. Suppliers acting on behalf of SME must comply with the U.S. Foreign Corrupt Practices Act and the UK Bribery Act, as well as all local laws dealing with bribery of government officials. Suppliers may not give anything of value to a government official on the Company’s behalf (or in the course of interacting with government on the Company’s behalf) without prior written approval from Company finance and legal personnel, which can be obtained through the Supplier’s primary contact/relationship manager at the Company. In addition to obtaining prior approval, Suppliers must keep a written accounting of all payments (including any gifts, meals, entertainment or anything else of value) made on behalf of SME or out of funds provided by SME. Suppliers must furnish a copy of this accounting to SME upon request.

 Gifts, Meals, and Entertainment

Supplier acknowledges and understands that SME employees are prohibited from accepting anything more than reasonable and modest gifts, meals and entertainment from Suppliers. Ordinary business meals and small tokens of appreciation such as gift baskets at holiday time consistent with customary business practices are generally acceptable, but Suppliers should avoid offering SME employees travel, frequent meals or expensive gifts. Cash gifts or cash equivalents, such as gift cards, are never allowed. When providing services to the Company or otherwise when acting on the Company’s behalf, Supplier’s employees are subject to the same limits described in this section when offered gifts, meals or entertainment by Company’s customers, Suppliers, or other business partners. If the Supplier is a government official, the Supplier is expected to comply with all applicable laws, rules, and regulations regarding gifts and entertainment.

Protecting Confidential Information

Suppliers should protect SME’s confidential information. Suppliers who have been given access to confidential information as part of the business relationship should not share this information with anyone unless authorized to do so by SME. Suppliers should not trade in securities, or encourage others to do so, based on confidential information received in the course of providing services to or acting on behalf of SME. If a Supplier believes it has been given access to SME’s or any other third party’s confidential information in error, the Supplier should immediately notify its contact at the Company and refrain from further distribution of the information. Similarly, a Supplier should not share with anyone at SME information related to any other company if the Supplier is under a contractual or legal obligation not to share the information.

Trade Controls

Suppliers must comply with applicable trade control laws and regulations. These laws and regulations prohibit or restrict sales or other transactions involving certain products, services, software and technologies to certain countries, individuals or entities to secure international peace and security. Suppliers must know and comply with those laws and regulations.

Business and Financial Records

Every Supplier must keep accurate records of all matters related to the Supplier’s business with SME. This includes the proper recording of all expenses and payments. If SME is being charged for a Supplier’s employee’s time, time records must be complete and accurate. Suppliers should not delay sending an invoice or otherwise enable the shifting of an expense to a different accounting period.

Reporting Potential Misconduct

Suppliers who believe that an employee of SME, or anyone acting on behalf of SME, has engaged in illegal or otherwise improper conduct, should report the matter to the Company. The Supplier can contact the employee’s manager or report it to [email protected]. A Supplier’s relationship with SME will not be affected by an honest report of potential misconduct.

 Privacy

SME respects the privacy of individuals, such as customers, employees of Suppliers, and SME personnel. Suppliers should develop and implement policies and internal rules regarding personal information and observe and comply with all applicable laws and regulations as well as applicable internal rules and policies whenever collecting, maintaining, using, disclosing or disposing of personal information.

Human Rights

SME believes that all human beings should be treated with dignity and respect. Suppliers should be committed to upholding internationally recognized human rights of all people, including using all reasonable efforts to avoid causing or contributing to adverse human rights impacts that may arise from operations, products, services and/or business relationships and acting diligently to help remediate any impacts that may occur. Additionally, Suppliers must not use any form of forced or involuntary labor where people are forced to work against their will, including forced labor to work off a debt, prison labor or human trafficking. Suppliers also shall not use child labor. “Child” means a person younger than fifteen years old (or younger than fourteen years old where a local law provides for a lower age) or the local legal minimum age for labor, if it is higher. This does not apply to work or service of performers or recording artists, to the extent permitted by local law (for example, a child recording artist).

Non-Discrimination / Anti-Harassment

 Suppliers should be committed to a workforce free of unlawful harassment and discrimination. Suppliers shall not engage in discrimination based on any basis protected by the laws of the jurisdiction in which they operate in hiring and employment practices.

Diversity and Inclusion

SME is committed to fostering a culture of diversity and inclusion within its workplace and recognizes and appreciates the value that individual differences and diverse perspectives bring to its business.

Suppliers agree to use commercially reasonable efforts to:

1. support and foster diversity within their workplace;
2. promote the staffing of SME projects with individuals who are qualified and diverse as defined by EEOC guidelines (e.g. that person’s race, color, religion, sex (including gender identity, sexual orientation, and pregnancy), national origin, age (40 or older), disability or genetic information);
3. provide those individuals with substantive responsibilities commensurate with their experience; and
4. provide opportunities for Diverse Suppliers to participate in Supplier’s procurement activities. “Diverse Suppliers” means minority-, woman-, LGBT-, disabled-, veteran-, and service-disabled veteran-owned businesses in possession of a current third-party certification attesting to 51% or more ownership, operation and control by members of the respective population.

Program Development: If Supplier does not currently track spend with Diverse Suppliers, Supplier agrees to implement a program to comply with the requirements of this section within one (1) year.

Record Keeping: Supplier shall (i) maintain records evidencing compliance with this section, and (ii) make these records available to SME on request.

Healthy and Safe Work Environment

SME is committed to maintaining a healthy, safe and productive work environment. The Company expects its Suppliers to comply with all applicable health and safety laws and regulations to help ensure workplace safety. Suppliers must also recognize that ongoing worker input and education is essential to identifying and solving health and safety issues in the workplace, and have suitable programs in place which address topics including occupational safety, emergency preparedness, occupational injury and illness, industrial hygiene, physically demanding work, machine safeguarding, sanitation, food and housing.

Environmental

SME expects its Suppliers to recognize that environmental responsibility is integral to producing world class products and sustaining quality of life for future generations. Suppliers are expected to have suitable programs in place which address topics including environmental permits and reporting, pollution prevention and resource reduction, hazardous substances, solid waste, air emissions, materials restrictions, water management, energy consumption and greenhouse gas emissions.

Responsible Sourcing of Minerals

SME’s Suppliers shall adopt a policy and exercise due diligence on the source and chain of custody of the tantalum, tin, tungsten, and gold in the products they manufacture to reasonably assure that they are sourced in a way consistent with the Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and High-Risk Areas or an equivalent and recognized due diligence framework.

Any questions regarding this Supplier Code of Conduct should be directed to [email protected]